Créer des fichiers Excel de façon automatique
Les fichiers Excel, qui utilisent les extensions .xls et .xlsx, sont un format universel de classeurs et de tableaux largement répandu et utilisé dans de nombreux domaines d’application. Les fonctionnalités de ce tableur pour le traitement de données sont multiples, qu’il s’agisse de comptabilité, de commerce électronique, de prospection de clientèle, de référencement, de gestion de feuilles de temps, etc. Il est aussi possible de réaliser un gain de temps non négligeable en automatisant la création de ces fichiers et la manipulation des données, qu'il s'agisse de projets professionnels ou personnels.
Comment automatiser la création de fichiers Excel ?
Les fonctions internes
Comment traiter automatiquement les données dans un fichier Excel ? Il existe une méthode simple pour traiter les données d'un classeur à l'intérieur même du tableur. Le logiciel intègre l’utilisation de scripts Visual Basic for Applications (VBA) et de macros, ce qui vous permet de réaliser automatiquement le traitement de données. Un script VBA est en quelque sorte un mini programme que vous lancez au sein même de l’application ; par contre, il nécessite des connaissances en programmation, mais le langage utilisé étant similaire à Microsoft Visual Basic, son apprentissage est relativement simple. Avec un script VBA, vous pouvez automatiser certains calculs et traiter de nombreuses données, du moment où elles sont déjà présentes dans votre document Excel ou que vous pouvez les y importer.
Les macros, quant à elles, correspondent à l’enregistrement d’actions manuelles qui peuvent être rejouées à volonté, vous évitant ainsi de répéter machinalement des actions récurrentes. Elles peuvent être enregistrées directement dans Excel, bien que cette fonction ne soit pas exclusive à ce tableur, contrairement aux scripts VBA.
Une macro peut être couplée à un script VBA, mais il est préférable d’automatiser vos processus de création de fichiers ou de traitement de données dans Excel en réunissant toutes vos actions au sein d'un même script.
Les fonctions externes
Comment automatiser la création de fichiers Excel ? Dans le cas d'une base de données sur votre clientèle, un tableau peut prendre plusieurs formes et contenir de nombreuses données, que l'on pense aux noms et prénoms, aux coordonnées téléphoniques, électroniques et postales, à l'historique des commandes, aux centres d'intérêts, etc.
Pour une entreprise multipliant les contacts, la création et la gestion d’une telle base de données peuvent devenir devenir très coûteuses en temps et en argent. L'automatisation de certaines tâches devient donc un choix judicieux qui permet d'augmenter votre productivité et de maximiser vos ressources financières et temporelles.
Heureusement, automatiser une tâche peut être relativement simple. En commerce électronique, par exemple, de nombreuses solutions comme Prestashop, Magento et OpenCart proposent de base des fonctions d’exportation ; il suffit de choisir les données à exporter et de télécharger le fichier généré par l'application. Pour les solutions logicielles qui n'offrent pas cette fonctionnalité, il est possible de programmer via Smarty ou en langage PHP un « module » qui s'intègre à votre site et qui permet la génération automatique de fichiers. La plupart des fonctions d'exportation créent des fichiers au format Comma-separated values (CSV) utilisant l'extension .csv, qui est universellement reconnu qui peut être traité par la majorité des tableurs, incluant Excel et OpenOffice.
Comment automatiser la création de fiches produits ?
La création de fiches produits est également une activité chronophage. Si vous possédez déjà une boutique en ligne en opération et que vous souhaitez développer vos activités en exportant votre catalogue vers les sites d'autres marchands (marketplaces), sachez qu’il est possible, comme pour une base de données client, d’exporter l’intégralité de vos données au format Excel pour ensuite l’importer sur une autre plateforme. Vous pouvez ainsi développer plusieurs points de vente pour vos produits en quelques minutes seulement, alors que l'entrée manuelle de données pourrait prendre jusqu'à plusieurs journées de travail.
Excel et le commerce électronique (e-commerce)
La création automatique de fichiers Excel devient donc une arme redoutable dans le domaine du commerce électronique ; l’apprivoiser et la maîtriser grâce à des outils spécifiques ou sur mesure permet de réaliser un gain de temps énorme et d'améliorer la rentabilité à court et à plus long terme.Vous pourrez automatiser la création de fiches clients, exporter l’intégralité de votre catalogue pour le distribuer via un site marchand externe ou importer de nouveaux produits dans votre boutique en un seul clic.
Les autres domaines où l’automatisation est un atout
Il existe de nombreux autres domaines où la création automatique de fichiers Excel permet d'accélérer ou d'améliorer les processus d'une organisation. À partir de données comptables exportées automatiquement depuis votre tableur ou depuis une application dédiée, il devient possible de réaliser des courbes statistiques, de faire des projections à moyen et long terme, de classer des données de façon automatique, etc. Dans le domaine du référencement, plusieurs automatisent la création de fichiers Excel, et des logiciels comme GScraper permettent de générer automatiquement et rapidement des tableaux à partir des données récupérées ; d'autres outils en ligne existent également et certains sont spécialisés dans l'exportation de données au format Excel ou CSV, tels que plusieurs services de référencement naturel (SEO).
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