Concluez plus de transactions avec une plateforme qui connaît tout votre portefeuille.

Un service inter-agences (MLS) est une base de données coopérative d'inscriptions gérée par une chambre ou une association immobilière locale, et ses données n'atteignent les sites web et les outils que par des flux sous licence, comme les flux IDX et VOW aux États-Unis, qui suivent de plus en plus les normes RESO Data Dictionary et Web API, et la distribution DDF de l'ACI au Canada. Chaque flux s'accompagne de règles sur qui peut afficher les données, à quelle fréquence elles doivent être actualisées, quels champs peuvent être montrés et comment les inscriptions doivent être attribuées, et l'extraction automatisée des sites d'inscriptions est interdite. Une plateforme bien conçue intègre chaque flux selon son entente, applique les règles d'affichage par configuration et tient un registre de l'utilisation des données pour la chambre.

Un système de gestion immobilière, comme ceux que la plupart des exploitants utilisent déjà, gère les baux, la perception des loyers, l'entretien et la comptabilité par immeuble, et il constitue habituellement le grand livre général de chaque immeuble. Une plateforme de gestion de portefeuille ou d'actifs se situe au-dessus : évaluations, plans d'affaires, projets d'immobilisations, performance d'un actif à l'autre, ainsi que les structures de propriété et la comptabilité des investisseurs que le système immobilier ne modélise pas. Une architecture bien conçue garde le système immobilier comme référence pour l'exploitation et le grand livre, et construit la couche portefeuille à partir des données qui en sont extraites plutôt que ressaisies.

Une cascade est l'ordre dans lequel les liquidités sont réparties entre les investisseurs et le commanditaire selon la convention de société en commandite : habituellement le remboursement du capital, puis un rendement privilégié, puis un rattrapage, puis des paliers d'intéressement au-delà de taux de rendement minimaux, souvent suivis par investisseur et par transaction. Chaque investisseur peut être entré à un moment différent, à des conditions différentes, avec des transferts en cours de route, si bien que le calcul dépend de tout l'historique des apports et des distributions. Un système bien conçu modélise explicitement la convention, calcule les comptes de capital de chaque investisseur à partir de cet historique et gère des versions du calcul pour qu'un relevé passé puisse être reproduit.

Les placements immobiliers privés sont généralement offerts sous dispense de prospectus : aux États-Unis en vertu du Regulation D, souvent avec vérification du statut d'investisseur qualifié et dépôt d'un Form D, et au Canada en vertu des dispenses du Règlement 45-106, comme celles de l'investisseur qualifié et de la notice d'offre, où une plateforme qui facilite les opérations peut elle-même devoir s'inscrire comme courtier sur le marché dispensé. Les restrictions de marketing, la tenue de registres et la qualification des investisseurs découlent toutes de la dispense utilisée. Validez la structure avec vos conseillers juridiques en valeurs mobilières; un portail investisseurs bien conçu consigne la qualification, les documents de souscription et les divulgations pour chaque placement, de sorte que le dossier de conformité se constitue de lui-même.

Le registre des loyers vit dans le système immobilier avec les frais, les encaissements et les récupérations par bail, tandis que le grand livre général contient les livres par entité, les régularisations et la consolidation, et les deux divergent lorsque des frais sont inscrits en retard, que des rapprochements de frais d'exploitation communs (CAM) sont ajustés ou que des entités changent. Intégrer, c'est faire correspondre les plans comptables, synchroniser les frais et les encaissements par période et rapprocher les totaux par immeuble du grand livre avant la fermeture. Une intégration bien conçue exécute ce rapprochement à chaque période et liste chaque bail ou compte où les deux ne concordent pas.

De la recherche d'occasions à la lettre d'intention, le système doit contenir le modèle de souscription avec ses hypothèses sur les loyers, les dépenses, les coûts d'immobilisations, le taux de capitalisation de sortie et le financement, la liste de vérification diligente avec les éléments de titre, d'environnement, d'ingénierie et d'examen des baux, la note et les approbations du comité d'investissement, et les documents de clôture. La valeur se révèle plus tard, quand la souscription peut être comparée à ce que l'actif a réellement produit. Un pipeline bien conçu gère des versions de chaque changement d'hypothèse et garde le modèle rattaché à l'actif, pour que cette comparaison soit un rapport et non une fouille archéologique.

Les locataires s'attendent à payer leur loyer par débit préautorisé ou par carte, à soumettre des demandes d'entretien avec photos, à consulter leur bail et leurs avis, et à écrire à l'équipe de l'immeuble. Le droit du logement résidentiel de chaque province et État, comme les règles appliquées par le Tribunal administratif du logement au Québec et la Loi sur la location à usage d'habitation en Ontario, encadre les avis, les hausses de loyer, les dépôts et les frais qui peuvent être exigés, et les paiements par carte soulèvent des considérations PCI. Un portail bien conçu produit les avis à partir de modèles propres à chaque territoire, segmente les paiements en jetons chez le fournisseur et inscrit automatiquement chaque encaissement au grand livre de l'immeuble.

Un bail commercial compte des dizaines de pages, et les conditions qui alimentent le registre des loyers et le registre des risques y sont dispersées : durée et options, paliers de loyer, récupération des frais d'exploitation, exclusivités, clauses de cooccupation et droits de résiliation. Le résumé de bail les extrait en champs structurés pour que les dates critiques puissent être suivies et que le registre des loyers soit construit à partir du bail plutôt que tapé de mémoire. Un processus bien conçu utilise l'OCR et l'extraction pour préparer le résumé, exige qu'une personne confirme chaque champ par rapport au document et relie chaque champ à la page d'où il provient.

Une inscription est saisie une seule fois, avec les photos, les divulgations et les formulaires exigés par l'organisme de réglementation provincial ou de l'État, puis diffusée au MLS et aux portails grand public au moyen de flux comme le DDF de l'ACI pour REALTOR.ca ou les flux propres à chaque chambre aux États-Unis. Les visites, les offres, la signature électronique et le CRM qui suit les acheteurs et les vendeurs se rattachent au même dossier. Une plateforme de courtage bien conçue traite la diffusion comme un flux surveillé par destination et gère des versions des formulaires réglementaires par territoire.

Un même actif peut être détenu par une entité à vocation spéciale appartenant à un fonds et à un coinvestisseur, le fonds appartenant lui-même à des dizaines de commanditaires dont les pourcentages ont changé à chaque clôture et à chaque transfert. Pour produire des rapports exacts aux investisseurs, il faut modéliser les entités, leur propriété les unes des autres au fil du temps et les règles de consolidation, et non une simple liste d'investisseurs par immeuble. Un modèle de données bien conçu date la propriété selon sa prise d'effet et calcule chaque compte de capital et chaque consolidation à partir de cet historique.

Au Canada, les courtiers immobiliers, les représentants et les promoteurs sont des entités déclarantes en vertu du régime fédéral de lutte contre le blanchiment d'argent supervisé par le CANAFE, avec des obligations d'identification des clients et de déclaration des opérations, et aux États-Unis le FinCEN a adopté des exigences de déclaration pour certains transferts résidentiels sans financement, tandis que les fonds qui appliquent le KYC à leurs investisseurs suivent leurs propres règles. Les données des investisseurs et des locataires relèvent de la LPRPDE, de la Loi 25 du Québec et des lois des États sur la protection de la vie privée. Validez avec vos conseillers juridiques les obligations qui s'appliquent à votre rôle; une plateforme bien conçue recueille l'identification au moment requis et conserve les dossiers pendant la période prescrite.

Un projet de développement suit le budget par rapport aux engagements et aux dépenses par code de coût, les ordres de modification, les demandes de déboursement avec quittances de privilèges et inspections du prêteur, le coût d'achèvement et les réserves d'intérêts, puis passe à la location initiale et à l'exploitation. Le modèle de données diffère de celui d'un immeuble stabilisé, mais l'entité, les investisseurs et les rapports sont les mêmes. Une plateforme bien conçue modélise la phase de développement comme une étape de la vie de l'actif, pour que le budget, les déboursements et les rapports au prêteur côtoient le futur registre des loyers.