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L'échange de données informatisé (EDI) est l'échange de documents d'affaires structurés entre systèmes, dans un format convenu par les deux parties ; en Amérique du Nord, il s'agit généralement des ensembles de transactions ANSI X12, comme le bon de commande 850, l'accusé de réception 855, l'avis d'expédition préalable 856, la facture 810 et l'avis d'inventaire 846, EDIFACT étant plus courant à l'international. Les documents transitent par un réseau à valeur ajoutée (VAN) ou une connexion AS2 directe, et les grands clients publient des guides de conformité et peuvent imposer des pénalités pour les documents en retard ou erronés. Une intégration bien conçue valide chaque document par rapport au guide du partenaire, suit les accusés de réception fonctionnels et émet une alerte le jour même lorsqu'un document est rejeté.

L'ERP contient l'inventaire financier, les achats, les commandes clients et le grand livre ; le système de gestion d'entrepôt (WMS) contient l'inventaire physique par emplacement et par lot, le rangement dirigé, les vagues, les prélèvements et les inventaires tournants. Les deux comportent des quantités, à des niveaux de détail et à des moments différents, ce qui explique leurs écarts. Une architecture bien conçue fait du WMS la référence pour les quantités physiques disponibles et de l'ERP la référence pour la valeur et les commandes, et rapproche les deux selon un horaire établi en expliquant chaque écart.

La quantité disponible à promettre (ATP) est la quantité qu'on peut promettre à un client pour une date donnée : le stock disponible, moins les allocations aux commandes ouvertes, plus les réceptions prévues à l'intérieur de l'horizon. Pour plusieurs entrepôts, elle doit aussi tenir compte des transferts en transit, des fournisseurs en livraison directe, des réservations par canal et du stock de sécurité de chaque emplacement. Un système bien conçu calcule un seul chiffre ATP à partir des mêmes données pour le portail, les représentants, l'EDI et les places de marché, afin qu'aucun canal ne promette un stock déjà vendu par un autre.

Le punchout permet à un acheteur qui travaille dans un système d'approvisionnement comme Ariba ou Coupa d'ouvrir votre catalogue depuis ce système, de constituer un panier à ses prix contractuels et de le renvoyer sous forme de demande d'achat, le bon de commande arrivant ensuite par cXML ou EDI une fois approuvé. Les grands comptes dotés d'un processus d'approvisionnement officiel le demandent parce qu'il préserve leur circuit d'approbation, et certains préfèrent plutôt un catalogue hébergé. Un portail bien conçu prend en charge les sessions punchout et les catalogues hébergés avec le même moteur de prix que la vitrine habituelle.

Les numéros de lot sont saisis à la réception et suivis au rangement, au prélèvement, à l'expédition et aux retours, de sorte qu'une requête de rappel peut énumérer chaque client ayant reçu un lot touché ; les numéros de série font de même pour chaque unité. Les attentes dépendent du produit : les distributeurs alimentaires sont soumis à des règles de traçabilité comme la règle de traçabilité alimentaire de la FDA en vertu de la FSMA aux États-Unis et le Règlement sur la salubrité des aliments au Canada, la distribution pharmaceutique a des règles de sérialisation comme le DSCSA aux États-Unis, et les instruments médicaux portent des identifiants uniques. Un système bien conçu impose la saisie des lots à la réception et à l'allocation, plutôt que de découvrir les lacunes au moment de l'audit.

Les prix en distribution se superposent : prix de liste, contrats propres à chaque client, prix par palier de quantité, promotions et règles de coût majoré, auxquels s'ajoutent les remises des fabricants et les ententes de prix spéciaux qui vous remboursent après la vente et déterminent la marge réelle d'une ligne. Les tableurs suffisent jusqu'à la première facture contestée ou la première réclamation de remise oubliée. Un moteur de prix bien conçu détermine le prix effectif de chaque ligne avec des dates d'entrée en vigueur et une piste d'audit, et suit les réclamations de remises par rapport aux ventes qui y donnent droit.

Les transporteurs de colis et de charges partielles (LTL) offrent des API pour les soumissions de tarifs, les étiquettes, les cueillettes, le suivi et la preuve de livraison, et les tarifs LTL dépendent de la classe de fret, des dimensions et des services accessoires. La comparaison des tarifs évalue chaque transporteur et chaque niveau de service admissibles pour un envoi et choisit selon le coût, le délai de transit ou une règle propre au client. Une couche d'expédition bien conçue le fait à l'intérieur du flux de commande et renvoie automatiquement le suivi au portail et à l'avis d'expédition EDI.

La plupart des distributeurs commencent par des points de commande, des niveaux minimum et maximum et la demande pendant le délai d'approvisionnement par UGS et par emplacement, ajustés selon la saisonnalité et la fiabilité des fournisseurs. L'apprentissage automatique fait ses preuves lorsqu'il y a de nombreuses UGS à demande intermittente et suffisamment d'historique propre pour apprendre, ce qui est plus rare que ne le laissent entendre les fournisseurs. Un outil de réapprovisionnement bien conçu produit des suggestions explicables que les acheteurs examinent et peuvent modifier, et consigne le résultat pour que le modèle puisse être évalué.

Le fichier maître des articles est la référence de chaque UGS : description, unités de mesure et conversions d'emballage, numéros de pièce des fournisseurs, GTIN ou CUP, poids et dimensions, indicateurs de matières dangereuses et catégorie fiscale. Des poids manquants faussent les tarifs des transporteurs, de mauvaises conversions d'unités brisent les commandes EDI et du portail, et des UGS en double minent l'exactitude des stocks. Un projet bien mené commence par un audit et un nettoyage du fichier maître des articles, car chaque intégration en aval en dépend.

Un retour commence par une autorisation liée à la ligne de commande d'origine, puis une inspection détermine la remise en stock, la mise au rebut ou le retour au fournisseur, et l'ERP émet une note de crédit sur la facture. Les produits suivis par lot et datés ajoutent des règles de quarantaine et d'expiration, et les retours aux fournisseurs exigent leur propre suivi des réclamations. Un système bien conçu permet au client de demander l'autorisation de retour (RMA) dans le portail et garde liés le crédit, le mouvement de stock et la réclamation au fournisseur.

Le remplacement est judicieux lorsque l'ERP n'a pas d'API utilisable, ne peut pas gérer plusieurs entrepôts ou unités de mesure, ou arrive en fin de soutien, et non lorsque le problème se situe en réalité dans les écarts entre les systèmes. Odoo couvre les achats, l'inventaire, les ventes et la comptabilité avec des modules extensibles, ce qui convient aux distributeurs de taille moyenne qui veulent une seule plateforme. Une migration bien planifiée bascule le fichier maître des articles, les commandes ouvertes et les soldes du grand livre par étapes, tout en maintenant les connecteurs WMS et EDI en fonction tout au long du processus.

En livraison directe, une ligne est acheminée au fournisseur, qui expédie directement au client, puis l'avis d'expédition, le suivi et la facture du fournisseur reviennent pour être rapprochés de la facture client. Avec l'inventaire géré par le fournisseur, vous surveillez les stocks sur le site du client, souvent au moyen d'un avis d'inventaire EDI, vous réapprovisionnez automatiquement et vous facturez à la consommation ou à la livraison, selon l'entente. Une plateforme bien conçue traite ces deux modes comme des voies d'exécution au sein d'un même pipeline de commandes plutôt que comme des processus distincts.