Soumissionnez, liez et servez plus vite que l'assureur d'à côté.

ACORD est l'organisme de normalisation du secteur de l'assurance, et ses travaux se retrouvent à deux endroits : les formulaires normalisés, comme les propositions et le certificat d'assurance responsabilité que les courtiers produisent tous les jours, et les normes de données, comme le format AL3 qu'utilisent les assureurs pour télécharger les données des polices dans les systèmes de gestion de cabinet et les normes XML utilisées pour l'échange de données en assurance de dommages et en assurance vie. L'utilisation de la norme laisse tout de même l'appariement des champs et les extensions propres à chaque assureur à gérer. Une plateforme bien conçue génère les formulaires ACORD à partir du dossier de la police et traite chaque téléchargement d'assureur comme un flux à valider et à rapprocher plutôt qu'à accepter aveuglément.

Un moteur de tarification prend les caractéristiques du risque tirées d'une proposition, applique les taux de base, les facteurs, les rabais et les règles d'un plan de tarification, puis calcule une prime ; dans de nombreuses branches et de nombreux territoires, ce plan doit être déposé auprès de l'organisme de réglementation ou approuvé par celui-ci, comme les tarifs d'assurance automobile dans plusieurs provinces canadiennes et de nombreuses branches dans les États américains. Les plans sont versionnés par date d'entrée en vigueur ; une soumission doit donc pouvoir être reproduite des mois plus tard avec le plan en vigueur ce jour-là. Les assureurs offrent la tarification par leurs propres API ou par des comparateurs de tarifs qui regroupent plusieurs assureurs ; une plateforme bien conçue consigne les données d'entrée, la version du plan et le résultat de chaque soumission.

Un système d'administration des polices gère la vie du contrat : soumission, engagement, émission, avenants, renouvellement, résiliation, facturation et production de documents. Un système de réclamations gère ce qui se passe après un sinistre : avis de sinistre, vérification de la garantie, attribution de l'expert en sinistres, réserves, paiements, subrogation et litiges. Les deux se rejoignent à la vérification de la garantie et au dossier de la police, et les fournisseurs les vendent regroupés en suites centrales ou séparément comme solutions spécialisées ; une architecture bien conçue maintient une interface nette entre les deux pour que chacun puisse être remplacé indépendamment.

Chaque assureur est différent : certains offrent des API de soumission et d'engagement, d'autres seulement un portail, la plupart fournissent des téléchargements de polices en AL3 ou en XML vers le système de gestion, et les relevés de commissions et les documents arrivent dans le format qu'utilise l'assureur. Chaque connexion exige des nominations, des identifiants et un cycle de tests, et un MGA doit aussi remettre périodiquement à l'assureur des bordereaux de primes et de sinistres. Une plateforme bien conçue isole chaque assureur derrière son propre adaptateur, de sorte qu'un assureur qui modifie son portail ou son format représente un changement circonscrit plutôt qu'un problème de plateforme.

Le système de gestion de cabinet, aussi appelé système de gestion d'agence, est le système de référence pour les clients, les polices, les commissions, la comptabilité en fidéicommis et les téléchargements des assureurs, et c'est habituellement le seul système dans lequel travaillent tous les producteurs et tout le personnel du service. Les API des fournisseurs vont d'un accès complet à des exportations programmées, et remplacer le système est un projet majeur en raison de la comptabilité et des connexions avec les assureurs qui y sont liées. Une plateforme de soumission, de portail ou de réclamations bien conçue synchronise les clients, les polices et les documents avec le système de gestion et effectue des rapprochements pour que le système de référence demeure exact.

L'octroi des permis, les pratiques commerciales et le traitement équitable des clients sont encadrés par les organismes provinciaux au Canada, comme l'AMF au Québec et l'ARSF (FSRA) en Ontario, et par les départements des assurances des États aux États-Unis, tandis que les lois sur la protection des renseignements personnels, comme la LPRPDE, la Loi 25 du Québec et les lois des États, s'appliquent à chaque dossier de proposant et d'assuré. Des règles de cybersécurité s'appliquent maintenant directement à de nombreux titulaires de permis, comme le règlement sur la cybersécurité du New York Department of Financial Services et les adoptions par les États de la NAIC Insurance Data Security Model Law, et des règles sur la signature électronique et la conservation des dossiers encadrent l'engagement et la conservation des polices. Faites confirmer vos obligations par votre responsable de la conformité ; un système bien conçu rend les divulgations, les périodes de conservation et le consentement configurables par territoire et journalise chaque modification apportée à un dossier.

L'avis de sinistre est le moment où une réclamation entre dans le système : la police, la date et le lieu du sinistre, une description, des photos, les parties et les témoins concernés, et tout rapport de police ou d'incident. Une bonne ouverture de dossier vérifie que la garantie était en vigueur à la date du sinistre, attribue l'expert en sinistres selon des règles, établit une réserve initiale et signale les indicateurs qui méritent un examen plus approfondi. Un processus d'ouverture bien conçu fonctionne à partir d'un téléphone sur les lieux, remet à l'expert en sinistres un dossier complet et montre le statut à l'assuré sans qu'il ait à téléphoner.

Une réserve est le montant estimé qui reste à payer sur une réclamation, ajusté à mesure que les faits se précisent, avec les paiements imputés à celle-ci et répartis entre l'indemnité et les frais. Un MGA qui gère des réclamations en vertu d'un pouvoir délégué déclare les primes et les sinistres à chaque assureur dans des bordereaux périodiques, selon la présentation que prescrit l'assureur. Un système bien conçu conserve l'historique complet de chaque modification de réserve et de chaque paiement, et produit les bordereaux à partir de cet historique plutôt qu'à partir d'un tableur assemblé en fin de mois.

De nombreux assureurs et grands cabinets de courtage gèrent encore les polices et la facturation sur des systèmes vieux de plusieurs décennies qui contiennent le portefeuille en vigueur ; un remplacement en bloc met donc chaque renouvellement à risque. Les approches courantes sont une couche d'API par-dessus le système patrimonial, pour bâtir de nouveaux produits autour de celui-ci, et le modèle de l'étrangleur (strangler pattern), qui déplace une branche d'assurance à la fois, souvent en migrant les polices au renouvellement plutôt qu'en cours de terme. Une modernisation bien menée vérifie la parité de tarification entre l'ancien et le nouveau système avant le transfert de toute police, et garde l'ancien système consultable pour les réclamations historiques.

Les documents de police sont assemblés à partir de formulaires déposés, d'avenants et de divulgations propres à chaque territoire, et au Québec, les contrats d'adhésion doivent généralement être offerts en français. La signature électronique est reconnue par les lois fédérales et provinciales sur le commerce électronique au Canada, et par l'ESIGN Act et l'UETA aux États-Unis, à condition que le processus recueille le consentement, l'identité et un registre de preuves. Une plateforme bien conçue versionne chaque modèle, conserve le document signé avec sa piste d'audit et ne régénère rien à la main.

L'assurance intégrée est une protection offerte dans le cadre d'un autre achat, comme une protection chez un concessionnaire automobile, lors d'une réservation de voyage ou au moment d'un paiement en ligne, la soumission et l'engagement étant offerts par une API dans le parcours du partenaire. Le partenaire de distribution doit détenir les permis appropriés, les divulgations doivent tout de même être présentées, et un MGA ou un assureur se trouve derrière l'API avec ses propres règles de souscription. Un programme bien conçu expose une API de soumission et d'engagement avec limites de débit et journalisation, et verse chaque police dans le même système d'administration que le reste du portefeuille.

Les usages fiables sont l'extraction et le triage : convertir les propositions, les conditions particulières, les historiques de sinistres et les documents de réclamation en champs structurés, acheminer les demandes de soumission selon l'appétit pour le risque et signaler les réclamations à examiner. Les organismes de réglementation surveillent les décisions algorithmiques : certains États américains ont adopté des règles sur l'utilisation par les assureurs des données des consommateurs et des modèles, la NAIC a publié un bulletin type sur l'utilisation de l'IA, et les assureurs fédéraux au Canada sont assujettis aux lignes directrices du BSIF sur le risque de modèle. Un système bien conçu garde une personne titulaire de permis pour chaque décision d'engagement ou de réclamation et consigne les données à l'origine de chaque recommandation pour qu'elle puisse être expliquée.