Automatiser des fichiers Excel

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Aujourd’hui dans un cadre professionnel, il est impossible de ne pas voir intervenir, des fichiers Excel. Ces derniers offrent plusieurs avantages notamment avec la possibilité d’automatiser des tâches qui sont dites répétitives. Mais elles vous offrent aussi la possibilité de gérer assez facilement le côté financier de votre entreprise, avec des formules intégrées, et des présentations professionnelles et agréables, grâce aux graphiques par exemple. Un fichier Excel, c’est le tableur avec l’extension, xls, xlsx que l’on utilise tous assez souvent d’ailleurs. Comme de nos jours, il est important d’automatiser toutes tâches au sein d’une structure pour permettre à cette dernière de pouvoir devenir compétitive, il est impératif alors de s’intéresser à l’automatisation des tâches avec Excel.

Qu’est-ce donc concrètement l’automatisation des tâches avec Excel ?

Avec l’utilisation de vos fichiers Excel, il est évident que vous serez bien assez souvent confrontés à l’exécution de plusieurs tâches ou opérations qui seront répétitives, c'est-à-dire, des tâches que vous aurez à refaire tant et tant de fois qu’il ne soit nécessaire pour que vous arriviez à obtenir vos résultats. Pour être franc, tout le monde est passé par une étape de colère, de sueur froide, de devoir sélectionner des lignes d’une feuille Excel, vers une autre, d’en changer les formes, en y ajoutant des couleurs, des bordures. Et, justement, grâce à l’automatisation des tâches répétitives avec Excel, vous pouvez tout à fait, enregistrer ces actions, et tâches répétitives. Ainsi, vous n’aurez plus à les refaire, mais juste à les exécuter automatiquement, de manière à obtenir le même résultat que si vous l’aviez fait manuellement. Mais à une différence près, vous n’aurez plus à vous fatiguer, à vous torturer pour obtenir ce rendu. Une ou deux petites actions, et le reste se fait tout seul. Et c’est d’ailleurs là l’un des avantages de la révolution technologique, n’est-ce pas ?

Il existe donc un outil dans Excel, qui vous permet de procéder à l’automatisation des différentes tâches répétitives. Il s’agit de l’enregistreur macro.

Qu’est-ce donc l’enregistreur macro ?

Comme dit plus haut, c’est l’outil qu’il vous faut pour automatiser une tâche ou opération répétitive avec Excel. Imaginez que vous avez des dates de formats aléatoires et que vous voulez leur appliquer un format unique. Une macro peut faire cela pour vous. Vous pouvez enregistrer une macro appliquant le format souhaité, puis exécuter la macro chaque fois que c’est nécessaire.

Cet outil va tout simplement enregistrer, c'est-à-dire mémoriser chacune des actions ou opérations, et va les transcrire en code informatique exécutable quand vous le souhaitez.

 Parmi les étapes que peut répéter une macro en Excel, vous pouvez noter :

·         La saisie de texte ou de chiffre

·         Un clic sur de nombreuses cellules, ou sur des commandes dans le ruban ou encore dans des menus

·         La mise en forme des cellules, lignes ou colonnes de votre fichier Excel

·         Importer des données d’une source externe aussi, par exemple des données provenant de Microsoft Access.

Ce sont des étapes que la plupart d’entre nous exécutent plusieurs fois par jour, donc il s’avère important de pouvoir les automatiser. Ces étapes qui conduisent donc au rendu final escompté, sont automatisées grâce à leur transcription en code VBA, Visual Basic pour Application. 

Qu’est-ce donc le VBA, Visual Basic Application ?

Vous avez dû déjà entendre parler du langage Visual Basic. C’est un grand classique qui a déjà fait ses preuves en programmation et qui continue d’ailleurs d’être plébiscité par de nombreux développeurs. Pour cause, il se retrouve dans presque toutes les applications Office. C’est donc de ce puissant code VB, que l’on obtient, le Visual Basic application qui nous permet aujourd’hui d’automatiser nos tâches en Excel.

L’un des grands avantages du Visual Basic Application, qui fait qu’on a tendance à plus l’utiliser, c’est qu’il ne vous est pas vraiment nécessaire de connaitre le code qui est derrière l’enregistreur macro. Vous n’avez donc pas besoin de devenir un programmeur ou un as du code pour enregistrer les tâches répétitives que vous rencontrez le plus souvent. Laissons ça d’ailleurs aux experts en informatique, de maitriser le code, nous, occupons-nous des tâches qui ferons avancer nos entreprises.

Comment fonctionne donc l’enregistreur Macro ?

Vous devez avant tout savoir que si vous opter pour l’utilisation des macros, toutes les tâches, ou étapes d’une tâche répétitive que vous effectuez, seront enregistrées, capturées automatiquement par l’enregistreur. Il vous revient alors à vous de bien définir les tâches que vous voulez rendre répétitives, et de les exécuter ainsi pour une première fois dans le bon ordre et sans erreur. Car s’il vous arrive de commettre une erreur, cliqué sur un objet des rubans, sans qu’il ne soit besoin, la même tâche sera enregistrée et reprise dans le processus automatique qui s’en suivra.

Vous pourrez opter pour la modification, mais elle implique pour vous, soit que vous reprenez l’enregistrement de la séquence dans laquelle se trouve l’erreur commise, ou que carrément vous modifier le code VBA. Mais comme on s’est bien dit depuis le début qu’il n’est nul besoin d’être un programmeur hors pair pour enregistrer des macros, mieux, on évite cette seconde option. Réenregistrez est l’option qui vous sera conseillée.

Ainsi, dans le besoin de procéder à un enregistrement d’une tâche ou d’une action donnée, vous devez effectuer des actions ou des tâches qui vous sont familières. Vous évitez ainsi des erreurs, et en plus de cela, plus vous enregistrez une séquence assez fluide, plus, l’exécution de votre macro sera plus facile et très efficace pour vous au quotidien.

Pour créer une macro, ou utiliser d’autres outils VBA, vous devez absolument passer par l’onglet Développeur. Rassurez-vous, il ne vous faut tours pas être développeur pour utiliser les macros. Si vous remarquez bien, dans un fichier Excel, cet onglet est par défaut masqué. La première étape vers la création de votre macro, sera donc pour vous d’activer cet onglet.

Enregistrer une macro

Nous ne nous attarderons pas sur les détails de l’enregistrement d’une macro, mais nous vous offrons tout de même quelques informations utiles à connaitre concernant les macros. 

Lorsque vous enregistrez une macro pour exécuter un ensemble de tâches dans une plage dans Excel, la macro s’exécute uniquement sur les cellules comprises dans cette plage. Par conséquent, si vous ajoutez une ligne à la plage, la macro n’exécute pas le processus sur la nouvelle ligne, mais uniquement sur les cellules figurant dans la plage.

Surtout, simplifiez-vous la tâche. Au lieu d’enregistrer un processus de tâches qui peut s’avérer très long, optez juste pour l’enregistrement de plusieurs macros plus courtes, et qui seront plus faciles et efficaces à exécuter bien plus tard.

Comme dit plus haut, le Visual Basic Application est disponible dans toutes les applications Office. Ce qui revient à comprendre que votre macro enregistrée en Excel, peut intégrer d’autres tâches, outre que des tâches en Excel. Que pensez-vous d’ailleurs du fait de pouvoir créer votre rapport en Excel et de l’envoyer immédiatement par un courrier Outlook. Oui, vous pouvez, car votre macro, peut facilement à la fois, mettre à jour un tableau en Excel, et l’envoyer après par Outlook. C’est sans doute un petit plus que vous saurez bien apprécier et utiliser au quotidien.

Au final, tout le monde peut se permettre d’automatiser des tâches en Excel, pour accélérer les processus de gestion ou de production d’une entreprise. C’est utile, et pratique, et surtout économique en temps et en argent. C’est donc un choix idéal pour votre structure, de se mettre à l’automatisation de tâches répétitives en Excel, grâce aux macros.

 

 

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